Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị, chuỗi cửa hàng online

Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị, chuỗi cửa hàng online
Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị, chuỗi cửa hàng online
Breaking News
Loading...
Thứ Năm, 27 tháng 10, 2011

Chạy kết chuyển cuối kỳ như thế nào?

Hỏi: Khi dùng phần mềm bán hàng VNUNI tôi thấy có chức năng chạy kết chuyển cuối kỳ. Vậy:

- Số dư đầu kỳ dùng để làm gì? Tại sao lại phải kết chuyển cuối kỳ (Kết chuyển số dư)

- Thực hiện như thế nào cho đúng?


Trả lời:

1. Số dư đầu kỳ dùng để làm gì? Tại sao lại phải kết chuyển cuối kỳ (Kết chuyển số dư)

Giải thích nôm na bằng 1 ví dụ như thế này cho dễ hiểu:

Tôi kinh doanh bi ve. Trong cái lọ của tôi từ trước tới nay chả biết kiếm đâu ra ấy, có những 15 viên. Và đó gọi là “số vốn ban đầu” của tôi, tôi nhập nó là số dư tồn kho đầu kỳ (tháng 7) cho “mặt hàng” bi ve ở cái kho “Lọ bi ve” của tôi.

Tôi bắt đầu bán bi ve từ ngày 05/07/2011 (như thế, kỳ hiện tại là tháng 7/2011). Như vậy Dư (bi ve) thời điểm hiện tại (05/07/2011) của tôi là Dư ĐK + PST – PSG = 15 + 0 – 0 = 15 (viên)

Ngày 06/07/2011 tôi bán được 10 viên bi cho cậu bé hàng xóm. Và tôi thấy “hàng tồn kho” của mình chắc ko đủ cung cấp cho nhu cầu của các cậu bé hàng xóm xung quanh vì trò chơi bi đang rộ lên trong xóm. Vậy là tôi phải lấy tiền “bán hàng (bán 10 viên bi)” đó, mua thêm bi ve từ bà đồng nát, vào ngày 07/07/2011, tôi “nhập” hàng từ bà đồng nát là 20 viên. Vậy bây giờ số dư ngay sau thời điểm nhập bi ve từ bà đồng nát là: Dư ĐK + PST – PSG = 15 + 20 – 10 = 25 (viên).

Từ ngày 07 tới cuối tháng, tôi bán được 2 lần cho 2 “khách hàng” nữa, 1 lần ngày 20/07/2011 là 5 viên, 1 lần ngày 28/07/2011 là 3 viên. Tính tới ngày 31/07/2011 tôi còn: Dư đầu kỳ + PST – PSG = 15 + 20 – 10 – 5 – 3 = 17 (viên).

Sang ngày 02/8/2011 (kỳ hiện tại là tháng 8/2011), tôi “xuất” thêm 7 viên nữa cho 1 khách hàng quen thuộc. Vậy lúc đó tôi còn bao nhiêu viên và tính thế nào?

Dư thời điểm (02/08/2011) = Dư ĐK (tháng 8 ) + PST – PSG = ????
Dư ĐK (tháng 8 ) lấy đâu ra? Nó chính là dư cuối kỳ của tháng 7 (ngày 31/07/2011) = 17 (viên) chuyển sang ==> Đây được gọi là hành động: Kết chuyển số dư (Nếu ko chạy kết chuyển số dư cuối kỳ thì sẽ ko có số dư của đầu kỳ tháng sau)

Vậy Dư thời điểm (02/08/2011) = Dư ĐK (tháng 8 ) + PST – PSG = 17 + 0 – 0 = 17
Và cứ như thế cho các kỳ tiếp theo….

Qua 1 ví dụ minh họa như thế chắc bạn đã hiểu số dư đầu kỳ hay việc kết chuyển số dư dùng để làm gì rồi. Số dư tài khoản, số dư chi tiết tài khoản (Hàng hóa, công nợ,…) đều có nguyên lý tính toán như vậy.

2/ Trong
phần mềm bán hàng VNUNI, việc kết chuyển số dư thực hiện như thế nào cho đúng?

- Việc kết chuyển số dư thường được thực hiện vào thời điểm cuối cùng của ngày giao dịch cuối tháng (thường là cuối giờ chiều của ngày cuối tháng khi ko còn nhập giao dịch nào trong ngày nữa, cũng có thể làm vào sáng sớm của ngày đầu tháng mới khi chưa thực hiện bất cứ giao dịch nào)

- Việc thực hiện kết chuyển số dư áp dụng cho các đối tượng cơ bản mà phần mềm bán hàng quản lý: Hàng tồn kho (Số lượng và Giá trị tồn), Công nợ (Phải thu, Phải trả) và Tiền (tiền mặt, tiền gửi). Đối với kế toán, thì đó là việc kết chuyển chi tiết của 3 tài khoản 154, 331, 131, 111

- Để thực hiện kết chuyển số dư trong phần mềm, người sử dụng bấm phím F11 ở màn hình chính, sau đó chọn tháng cần kết chuyển. Ví dụ tháng mới là 7/2011 thì chọn là tháng 6/2011 và bấm nút Thực hiện. Việc kết chuyển số dư có thể chạy lại. Tuy nhiên tránh tối đa việc chạy lại đối với kỳ đã khóa sổ từ lâu rồi.

Việc kết chuyển số dư hàng tháng cho phép tính số dư tức thời nhanh chóng vì phần mềm chỉ tính số dư theo các phát sinh từ thời điểm đầu kỳ tới thời điểm hiện tại mà không cần phải tính từ đầu.

VNUNI Support Team

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

 
Toggle Footer